Comment gérer les frais de déplacement et les dépenses des employés

Les frais de déplacement et les dépenses d’entreprise sont un sujet brûlant dans le monde des technologies financières, car les entreprises cherchent à résoudre les problèmes liés aux notes de frais, aux dépenses des employés et au remboursement. Selon une étude, 10% ou plus du budget d’une entreprise est lié aux frais de déplacement des employés. Une bonne gestion de ces dépenses peut donner un énorme avantage aux entreprises, mais une mauvaise gestion de ces dépenses peut s’avérer invalidante.

 Les employés doivent être en mesure d’utiliser efficacement et en toute sécurité leurs fonds pour payer leurs frais de déplacement, et les employeurs doivent savoir qu’ils ne sont pas utilisés à leur avantage.

La carte Corporate 

Il est tout à fait possible de gérer dépenses de voyages d’affaires avec la Carte Corporate. Cette solution permet aux entreprises de précharger les fonds à l’avance, ce qui leur permet de contrôler leurs dépenses et leur budget. Les cartes peuvent être utilisées partout où Visa ou Mastercard est acceptée. 

Cependant, des paramètres peuvent être définis pour restreindre l’utilisation des fonds. Comme pour les cartes de débit, le titulaire ne peut dépenser que le montant chargé sur la carte. Il n’y a pas de découvert ni de crédit; Cependant, les cartes peuvent être facilement rechargées si des dépenses imprévues se produisent.

Ce type de carte nuit à tout fardeau financier indu imposé aux employés qui pourraient avoir des difficultés à couvrir leurs dépenses avec leurs fonds propres ou leurs cartes de crédit. Grâce à la protection de responsabilité zéro, les achats et les fonds sont protégés. De plus, grâce au suivi en temps réel, les employés n’ont pas à s’inquiéter de la présentation de reçus sur leurs notes de frais. 

Des rapports en temps réel et un back-end robuste fournissent à la société des informations importantes qui peuvent leur donner une meilleure idée de la budgétisation et des dépenses futures. C’est un gagnant-gagnant tout autour.

Comment utiliser les cartes pour entreprises 

Afin que l’usage de la carte soit tout à fait profitable pour l’entreprise, voici quelques astuces à mettre en place : 

  • Fixer des limites aux dépenses:

Créez une politique de dépenses pour votre organisation. Indiquez à vos employés combien ils peuvent dépenser en billets d’avion, hébergement et autres types de dépenses en utilisant la carte entreprise. Mieux encore, utilisez un système qui informe vos employés de toute violation des politiques au moment où ils engagent des dépenses.

  • Surveiller les habitudes de dépenses des employés:

L’un des principaux avantages d’un programme de cartes d’entreprise est la visibilité des tendances en matière de dépenses de vos employés. Analysez régulièrement les habitudes de dépense de vos employés à partir des relevés de carte d’entreprise et des flux bancaires. Cela vous permet de repérer les dépenses erronées avant même que votre employé les signale.

  • Établissez une distinction entre les dépenses de cartes personnelles et celles de cartes d’entreprise:

Parfois, les employés engagent des dépenses personnelles sur leurs cartes d’entreprise, avec l’idée de payer l’entreprise plus tard. À moins que cela ne soit nécessaire, découragez vos employés de le faire. Dites-leur clairement ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. S’ils enregistrent une dépense personnelle, assurez-vous que le logiciel de votre carte d’entreprise peut faire la différence entre les deux.

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